إن إدارة العمل بكفاءة وفعالية تتطلب تحديد المهارات والمتطلبات الواجب توفرها في شاغلي الوظائف وأيضاً تحتاج مهام محددة وواضحة لكل عضو في فريق العمل لذا فإن الوصف الوظيفي هو وثيقة يتم تصميمها لكل وظيفة في الهيكل التنظيمي. وتهدف إلى إيجاد صورة واضحة عن الوظيفة من خلال سرد المهام الرئيسية التي يقوم بها الموظف من واجبات ومسؤوليات للوصف وله أيضاً أهمية كبيرة سواءً للعاملين أو أصحاب العمل، فجميع الموظفين يرغبون في معرفة ما المتوقع منهم في المناصب التي يتعينوا عليها وكيف سيتم تقييم أدائهم لاحقاً.

أهمية الوصف الوظيفي:

– إيجاد مسميات وظيفية لكل موظف

– وضع عوامل لقياس الاداء الوظيفي

– تكوين تصور واضح لكل موظف عن المهام والمسؤوليات الملقاة على عاتقه

– إظهار الحدود الوظيفية والصلاحيات لكل منصب

– تسهيل عملية التوظيف والاستقطاب لموظفي الموارد البشرية

– تحديد المهارات والمعارف الواجب تنميتها لدى الموظفين

– توضيح التسلسل الهرمي للوظيفي وتحديد المسار الوظيفي

– بناء الصلاحيات ورسم حدود الاعتماد عند تطبيق النظام التقني

إعداد الوصف الوظيفي يتم من خلال:

– تحليل واقع المنظمة والوظائف

– تحليل مهام العمل للوظائف والموظفين

– ربط الوصف الوظيفي بالهيكل التنظيمي

بطاقات بالأوصاف الوظيفية وعادة ما يوضح في الوصف الوظيفي مجموعة عناصر تشمل:

– المسمى الوظيفي

– مكان العمل

– المسؤول المباشر

– رقم الوظيفة

– تاريخ استحداث المنصب الشاغر

– الإدارة التي يقع بها الشاغر الوظيفي

– واجبات الوظيفة التي يناقشها الوصف الوظيفي المعني

– الاهلية أو المؤهلات التي يجب أن يتمتع بها صاحب الوظيفة والمؤهلات العلمية والتدريبية المطلوبة من صاحب الوظيفة

المتطلبات الاساسية لبناء وإعداد أوصاف وظيفية واضحة ومتكاملة:

– العمليات على مستوى المنظمة High-level Business Process

– هيكل تنظيمي Organizational Chart واضح للإدارات والوظائف موضحا بها اهداف كل ادارة

– الخطة الاستراتيجية Strategic Plan

– الوصف الوظيفي الحالي إن وجد

– السياسات واللوائح والانظمة على مستوى الشركة والقانون السائد في الدوله

أخيرا لا يُنصح ان تقوم الشركة عبر أحد إداراتها بتصميم الوصف الوظيفي الخاص بها دون إشراك مستشار خارجي، ذلك لأن المستشار يبني هذه الاوصاف بناء على اسس علمية بعد تحليل دقيق للمنظمة مستحضراً خبرات سابقة لمنظمات شبيهة (Benchmark)